Рекомендации предпринимателей: 7 обязательных пунктов при выборе бухобслуживания
Бизнес нуждается в надежном бухгалтерском обслуживании? Тогда вы наверняка уже опросили знакомых и друзей, где найти надежного бухгалтера. Счастье, если у вас есть проверенный человек, в противном случае вы стоите перед непростым выбором.
Ситуация осложняется, если уже горит отчетность или возникла путаница в документах. Надо принимать решение - нет времени на размышления. При этом компании по бухобслуживанию утверждают, что они профессионалы и решат любые проблемы.
Мы попросили клиентов поделиться опытом и рассказать, на что стоит обратить внимание при выборе партнера, что указывает на профессионализм и какие качества отличают хорошего бухгалтера от плохого.
7 рекомендаций управленцев, как выбрать "своего" партнера по бухобслуживанию.
1. Первое впечатление имеет значение: отбор на старте.
Вы выбрали потенциального партнера и совершили первый звонок или пришли на встречу. Обратите внимание на стиль общения, правила поведения, если это встреча – на внешний вид и обстановку вокруг. Банально, но уют в офисе, аккуратно разложенные по папкам документы, ухоженные и дружелюбные сотрудники – это первый признак хорошей компании. В бухгалтерии, как в аптеке, должно быть четко и на своих местах. Это касается и разговора. Если бухгалтер не выстраивает структуру диалога, не объясняет в чем заключаются услуги компании и чем они полезны именно вам, то стоит серьезно задуматься.
2. Наличие современных программ для ведения учета.
Переживаете, что передав ведение бухгалтерии на аутсорсинг потеряете контроль - уточняйте, в какой программе будет вестись учет. Идеален вариант, когда у партнера используется программное обеспечение, которое находится в облачных сервисах. Во-первых, получите доступ к базам и работе с ними из любой точки мира в режиме 24/7. Во-вторых, проверка операции, произведенных в базе в режиме он-лайн. В – третьих, документация в одном месте, что снижает риски по утере данных.
3. Больше чем бухгалтерия. Курс на развитие.
Мечтаете передать бухгалтерию на сопровождение и забыть о ней. Но так ли хорошо, когда бухгалтер не звонит, не задает вопросов? Профессионализм бухгалтера определяется уровнем вовлеченности, утверждают руководители.
Бухгалтер должен запрашивать документацию, уточнять нюансы, напоминать о сроках сдачи отчетности, а так же информировать об изменениях в законодательстве, предлагая новые схемы по оптимизации налоговой базы. Такого рода действия - верный признак профессионализма.
Уточняйте на входе, как часто предстоит включаться в работу, как строится общение. Если бухгалтер рассказал на встрече, какие «фишки» можно применить в бизнесе, то еще один плюс в копилку.
4. Гарантии качества: какие риски берет на себя партнер.
Сдавать во время отчетность –обязанность бухгалтерской компании. Но как проверить, что отчет будет сделан без ошибок и в срок. Смотрите на гарантии, которые предлагает подрядчик. Компания, уверенная в качестве услуг – берет на себя компенсации затрат по штрафам. Просто потому, что штрафы при ответственной работе бухгалтерского обслуживания – не возникают.
5. Бухгалтер в зоне доступа. Даже если это аутсорсинг.
Часто у предпринимателя возникают вопросы, которые срочно требуют решения .Есть миф, что бухгалтер в штате – гарантия оперативности. Он рядом и знает специфику бизнеса. Но это не всегда так.
Уточните у потенциального партнера по бухобслуживанию какова скорость реакции на запрос. Современные средства связи и программное обеспечение позволяют быстро обмениваться информацией. Если бухгалтерия на аутсорсинге дает ответ в течение 1-2 часов – считайте, что, специалист «в штате» и не стоит переживать.
Еще один момент, важно знать, сколько бухгалтеров будет вести компанию. Хорошо, если это 2-3 человека. Помимо того что, у рабочей группы больше опыта, чем один у одного человека, будут и подменять друг друга, обеспечивая бесперебойную работу вашей бухгалтерии. По сути, вам будет без разницы, кто из бухгалтеров в отпуске или на больничном. С вами всегда на связи и решают ваши вопросы.
6. Личный контакт. Выбирайте компанию с «человеческим лицом».
Управленец – не всегда детально разбирается в вопросах бухгалтерии, именно поэтому он ищет надежного партнера. Доверяйте свои вопросы не только профессионалам, но и хорошим людям, с которыми у вас есть контакт и взаимопонимание. Многие считают бухгалтеров надменными, и лишний раз боятся задать «глупый вопрос». Исключите общение с теми, кто будет с умным видом делать из вас дурака.
Прислушивайтесь к себе. Ваш бухгалтер должен уметь на доступных примерах объяснить, что и как работает, дать совет и взять на себя ответственность за качество работы. Бухгалтерия – не любит суеты. Специалист, способный сохранять спокойствие в любой ситуации и внушать уверенность клиенту, предоставляя ответ на любой вопрос – дорогого стоит.
В конце концов, умение в любой ситуации находить решения и выстраивать диалог – незаменимы в общении с регулирующими органами. В итоге многие отмечают, выбирать надо не компанию, а людей, которым вы доверите свой бизнес.
7. Опыту нельзя научить, его надо прожить.
Пробуйте. Пробуйте услуги, сделайте оперативные запросы и оцените скорость реакции. Если предлагают провести бесплатный аудит ваших баз – воспользуйтесь возможность. Только получив опыт, вы сможете понять - сотрудничать с компанией или нет. Если сомнений нет – смело заключайте договор и живите спокойно!