Кадровый учет с нуля

Как только вы зарегистрировали фирму, в вашей организации появилась должность директора, а значит, вам необходимо вести кадровый учет. Закономерно встает вопрос: как вести кадровое делопроизводство с нуля? К счастью, требования к ведению кадрового учета не сильно отличаются в зависимости от организационно-правовой формы предприятия. Порядок в большинстве случаев един.
  
Трудоустраивать сразу же после регистрации фирмы кадровика не всегда имеет смысл, особенно если не предполагается большая численность сотрудников. Во многих фирмах его обязанности берет на себя руководитель, передает другому штатному сотруднику или, в лучшем случае, заказывает услугу у бухгалтера на аутсорсе. Прочитав статью, вы узнаете пошаговую инструкцию по ведению кадрового учета.

Когда фирма открыта и все подтверждающие это документы уже получены, сотруднику, который будет заниматься ведением сотрудников, или самому руководителю, нужно заняться самой объемной частью работ – оформлением документации. Условно их можно разделить на 2 группы:

1. Документы, необходимые вне зависимости от наличия сотрудников – локальный нормативные акты (ЛНА);
2. Документы, необходимые в случае приема и наличия штатных сотрудников (документы по личному составу).

Локально нормативные акты

Работодатель может утвердить или издать приказ о принятии ЛНА. В свою очередь сотрудники должны быть ознакомлены со всеми ЛНА, принимаемыми в компании и связанными с их деятельностью, под подпись. 
К локальным нормативным актам относятся:

• Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные генеральным директором;
  
• Положение об оплате труда, премировании, утвержденные генеральным директором;
  
• Положение о защите персональных данных сотрудников, утвержденные генеральным директором;
  
• Должностные инструкции сотрудников, утвержденные генеральным директором;
  
• Положение о коммерческой тайне, утвержденные генеральным директором.

• 
  

Документы по личному составу

Эта группа документов имеет свои утвержденные формы ( Постановлением Госкомстата РФ N 1 от 05.01.2004г.). Они не являются обязательными, но вы можете использовать их для вашего удобства. Это унифицированные формы:

• Приказ о приеме сотрудника (одного или нескольких) на работу
  Приказ по форме №Т-1 оформляется на одного работника, устраиваемого по трудовому договору, который и является основанием для издания приказа. В свою очередь этот приказ служит основанием для открытия на работника личной карточки (№Т-2), лицевого счета (№Т-54) и внесения записи в трудовую книжку принимаемого работника.
  Форма №Т-1а применяется при приеме сразу нескольких сотрудников.
  
• Личная карточка конкретного сотрудника
  Форма №Т-2 – это кадровый документ, который содержит всю необходимую информацию о биографии и данных работника, а также о его трудовой деятельности. При трудоустройстве государственного служащего применяется форма №Т-2ГС (МС).
  
• Штатное расписание
  Форма №Т-3 содержит какие структурные подразделения включает ваша компания, наименование должностей, сведения о количестве этих штатных единиц, а также информацию о зарплате.
  
• Учетная карточка научного или педагогического сотрудника
  Форма №Т-4 применяется в образовательных и научных учреждениях и учитывает специфику научных и педагогических кадров (звания, навыки, стаж и др.)
  
• Приказ (распоряжение) о переводе работника (или нескольких) на другую работу
  Необходимо четко разделять понятия «перевод» и «перемещение» сотрудника на другую работу. Исходя из текста статьи 72 ТК РФ перевод – это изменение трудовой функции работника или изменение существенных условий трудового договора. При переводе сразу нескольких сотрудников на другую работу заполняется форма №Т-5а.
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
  Форма №Т-6 применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику. При оформлении отпуска сразу нескольким работникам применяется форма №Т-6а. Основанием для составления приказа о предоставлении отпуска является график отпусков либо заявление работника.
• График отпусков
  График отпусков (Форма №Т-7) должен быть составлен и утверждён за 2 недели до начала нового года с учётом пожеланий к периоду отпуска самих сотрудников. После этого работники должны ознакомиться с ним и поставить свою подпись. Также свои подписи ставят руководитель организации, непосредственный начальник и сотрудник кадровой службы. Также указывается продолжительность, запланированная и фактическая дата начала отпуска каждого сотрудника.
• Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
  Формы №Т-8 и №Т-8а различаются только количеством уволенных людей: первая – для увольнения 1 работника, вторая – нескольких.
• Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
  Форма №Т-9 заполняется при отправке работника в командировку, №Т-9а —  нескольких сотрудников. Руководитель подразделения составляет служебное задание, которое служит основанием для приказа. Приказ подписывает руководитель компании, после чего командируемый сотрудник знакомится с ним под подпись.
• Командировочное удостоверение
  Это документ, подтверждающий пребывание работника в командировке (унифицированная форма №Т-10). В каждом городе (пункте), куда прибывает работник, в командировочном удостоверении делается запись о времени прибытия и отбытия, заверенные подписью и печатью.
  В настоящее время работодатели не обязаны оформлять это удостоверение.
• Приказ о поощрении работника или нескольких
  Приказ о премировании работника (формы №Т-11 и №Т-11а) обычно подготавливается на основании представления к поощрению, где указываются основные персональные данные сотрудника, сведения о его стаже и наградах, о выполняемой им ранее работе, а также даётся краткая мотивированная характеристика его трудовой деятельности на предприятии.
• Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
  Форма №Т-12 применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.
• №Т-13 — Табель ведения учета рабочего времени
  Ведение табеля необходимо для того, чтобы не возникло претензий у проверяющих из налоговых органов. Дело в том, что если табель отсутствует, а заработная плата работникам предприятия начислялась и выплачивалась, налоговики не примут такие расходы при проверке правильности расчета налога на прибыль.
  Формы первичных документов по учету кадров утверждаются руководителем организации. Обратите внимание, что документы по личному составу относятся к группе архивных, со сроком хранения – 50 лет (или 75 лет в отношении государственных служащих).

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве 2018

Все первичные документы подлежат регистрации в журналах учетах. После выдачи приказов и распоряжений руководителем, кадровый специалист или другой ответственный сотрудник вносит регистрационный номер бланка в журнал регистраций. Если у вас небольшая компания, то допускается ведение всех приказов на увольнение, прием, перевод в одном журнале. Однако учтите, лучше не включать в этот журнал приказы на отпуск, т.к. они имеют другую глубину хранения документации.
Отдельно подлежат регистрации трудовые договора, приказы о командировках и списки военнообязанных сотрудников. «Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» отражает прием трудовых книжек от сотрудников и выдачу их после увольнения. Для большинства журналов учета существуют готовые печатные формы, которые обычно уже прошнурованы, пронумерованы и опечатаны. Остается лишь поставить в конце печать и подписать у руководителя. Советуем использовать эти формы, они позволяют избежать ошибок. 

Штрафы за неведение кадрового учета

Некоторые компании уделяют особое внимание только бухгалтерскому учету, ошибочно полагая, что на ведении кадрового учета можно сэкономить. Однако стоит отметить, что это влечет наложение административного штрафа от 50 000 до 100 000 рублей на компанию или от 10 000 до 20 000 рублей на руководителя компании.

С фирмой, оказывающей услуги кадрового аутсорсинга, вы всегда сможете заключить договор не только на ежемесячное обслуживание, но и на разовые услуги и иметь возможность оплачивать за конкретно проведенную работу.

Если вы приняли верное решение обратиться за ведением кадрового учета в 1С:Бухобслуживание «ИнфоСофт», то мы будем рады сотрудничать с вами и заключим договор на выгодных для вас условиях!