Кейс: автоматизация сбора и обработки информации с более 200 торговых точек

Для компаний, занимающихся торговлей через вендинговые аппараты, рано или поздно возникает вопрос потери контроля в учете продукции и выручки. Парк аппаратов разрастается и уследить за товарно-денежными потоками становится сложнее. Руководителям становится необходим быстрый доступ к оперативным данным об остатках товаров и ингредиентов на складах, в автоматах и на руках у обслуживающего персонала, а также выручке с каждого автомата. При отсутствии автоматизированного учета приходится ориентироваться по информации, предоставляемой обслуживающим персоналом и, исходя из нее, принимать управленческие решения. В этом случае велика вероятность ошибки, причиной которой может послужить человеческий фактор: персонал может сознательно утаить часть данных, совершить недобросовестные действия или просто забыть.

Как вернуть к себе четкий контроль над всеми процессами и перестать терять деньги?

Расскажем на примере одного внедрения.

К нам обратился клиент с задачей: обеспечить возможность получения данных из автоматов по продаже кофе и снеков и автоматической передачи всей информации в 1С. Еще одной задачей была разработка системы контроля количества ингредиентов или товаров с целью получения оперативных данных об их нехватке.

На какой результат рассчитывали?

1. быстрая и точная передача данных из автоматов в 1С;

2. детализированный и точный учет товаров и остатков;

3. снижение времени простоя из-за отсутствия нужных ингредиентов или товаров.

По каким этапам действовали?

1. Аудит бизнес-процессов;

2. Проектирование отражения процессов в системах;

3. Проектирование взаимодействия участников бизнес-процессов с автоматизированными системами;

4. Разработка и корректировка;

5. Опытная эксплуатация.

Как это было сделано:

Для реализации поставленных задач был выбран программный продукт 1С:Управление торговлей 11, так как данное ПО имеет необходимые для автоматизации объекты: документы перемещения, сборки, формы документов для розничных продаж и складов ячеистого хранения.

Для реализации нужной учетной схемы автоматы (и снековые, и кофейные) были представлены в системе в качестве ячеистых складов с адресным хранением с признаком отношения к определенной модели автомата, которая относится к типу «Кофейный» или «Снековый».

Для автоматизации процессов обмена 1С:Управление торговлей 11 с автоматами в конфигурацию были добавлены следующие объекты и настройки:

1. Введено понятие «Вид товара», объединяющее номенклатурные позиции. В ячейках снековых автоматов могут продаваться разные товары по одинаковой цене, например, батончики «Марс» и «Сникерс» в случайном порядке.
   

2. Созданы дополнительные реквизиты у справочника «Склады» для фиксации особенностей автомата – снековый/кофейный, адрес установки и т.д. Также к ячейкам были созданы дополнительные регистры сведений для хранения.
   

3. Создан документ «Отчет EVA-DTS», в который загружался соответствующий отчет в виде текстового файла:
   

  

А затем производился разбор данных на несколько табличных частей с данными о продажах, денежных средствах и событиях:

Этот документ хранит в том числе загруженный в него отчет автомата и производит движения по регистрам, исходя из которых обработка ежедневно формирует документы:

Обработка может запускаться регламентным заданием и имеет вид :

Обработка поддерживает повторный запуск для того, чтобы можно было создать недостающие части на предыдущем шаге. 

Также были разработаны несколько специальных отчетов, например, отчет по нехватке ингредиентов в торговых автоматах.

Хранение исходных данных в отдельном документе выбрано для выяснения причин каких-либо сбоев или несоответствий в учете. Также эта функция может помочь в случае, если один отчет EVA-DTS содержит данные по нескольким автоматам за несколько разных дней продаж. Так как обычные документы 1С:Управления торговлей предназначены для учета одной конкретной операции.

Проект длился: 5 месяцев

Итоги:

Результатом стала точная система управленческого оперативного учета, которая позволяет: 

• убрать трудозатраты на ручной ввод и обработку информации;

• обеспечить высокоточный контроль остатков товаров и ингредиентов в месте хранения;  

• вести детализированный учет процессов на 200+ точках продаж;

• контролировать корректность остатков;

• учитывать информацию от персонала.

Подобная система может пригодиться любой организации, имеющей большое количество автоматизированных торговых точек с общим форматом обмена данными Система позволяет руководителю контролировать деятельность этих точек, не полагаясь только на данные от обслуживающего персонала.