Для компаний, занимающихся торговлей через вендинговые аппараты, рано или поздно возникает вопрос потери контроля в учёте продукции и выручки. Парк аппаратов разрастается и уследить за товарно-денежными потоками становится сложнее. Руководителям становится необходим быстрый доступ к оперативным данным об остатках товаров и ингредиентов на складах, в автоматах и на руках у обслуживающего персонала, а также выручке с каждого автомата. При отсутствии автоматизированного учёта приходится ориентироваться по информации, предоставляемой обслуживающим персоналом и, исходя из неё, принимать управленческие решения. В этом случае велика вероятность ошибки, причиной которой может послужить человеческий фактор: персонал может сознательно утаить часть данных, совершить недобросовестные действия или просто забыть.
Как вернуть к себе чёткий контроль над всеми процессами и перестать терять деньги?
Расскажем на примере одного внедрения.
К нам обратился клиент с задачей: обеспечить возможность получения данных из автоматов по продаже кофе и снеков и автоматической передачи всей информации в 1С. Ещё одной задачей была разработка системы контроля количества ингредиентов или товаров с целью получения оперативных данных об их нехватке.
На какой результат рассчитывали?
- Быстрая и точная передача данных из автоматов в 1С
- Детализированный и точный учёт товаров и остатков
- Снижение времени простоя из-за отсутствия нужных ингредиентов или товаров
По каким этапам действовали?
- Аудит бизнес-процессов
- Проектирование отражения процессов в системах
- Проектирование взаимодействия участников бизнес-процессов с автоматизированными системами
- Разработка и корректировка
- Опытная эксплуатация
Как это было сделано:
Для реализации поставленных задач был выбран программный продукт 1С:Управление торговлей 11, так как данное ПО имеет необходимые для автоматизации объекты: документы перемещения, сборки, формы документов для розничных продаж и складов ячеистого хранения.
Для реализации нужной учётной схемы автоматы (и снековые, и кофейные) были представлены в системе в качестве ячеистых складов с адресным хранением с признаком отношения к определённой модели автомата, которая относится к типу «Кофейный» или «Снековый».
Для автоматизации процессов обмена 1С:Управление торговлей 11 с автоматами в конфигурацию были добавлены следующие объекты и настройки:
- Введено понятие «Вид товара», объединяющее номенклатурные позиции. В ячейках снековых автоматов могут продаваться разные товары по одинаковой цене, например, батончики «Марс» и «Сникерс» в случайном порядке.
- Созданы дополнительные реквизиты у справочника «Склады» для фиксации особенностей автомата — снековый/кофейный, адрес установки и т.д. Также к ячейкам были созданы дополнительные регистры сведений для хранения.
- Создан документ «Отчёт EVA-DTS», в который загружался соответствующий отчёт в виде текстового файла:
А затем производился разбор данных на несколько табличных частей с данными о продажах, денежных средствах и событиях:
Этот документ хранит в том числе загруженный в него отчёт автомата и производит движения по регистрам, исходя из которых обработка ежедневно формирует документы:
Обработка может запускаться регламентным заданием и имеет вид:
Обработка поддерживает повторный запуск для того, чтобы можно было создать недостающие части на предыдущем шаге.
Также были разработаны несколько специальных отчётов, например, отчёт по нехватке ингредиентов в торговых автоматах.
Хранение исходных данных в отдельном документе выбрано для выяснения причин каких-либо сбоев или несоответствий в учёте. Также эта функция может помочь в случае, если один отчёт EVA-DTS содержит данные по нескольким автоматам за несколько разных дней продаж. Так как обычные документы 1С:Управления торговлей предназначены для учёта одной конкретной операции.
Проект длился: 5 месяцев
Итоги:
Результатом стала точная система управленческого оперативного учёта, которая позволяет:
- Убрать трудозатраты на ручной ввод и обработку информации
- Обеспечить высокоточный контроль остатков товаров и ингредиентов в месте хранения
- Вести детализированный учёт процессов на 200+ точках продаж
- Контролировать корректность остатков
- Учитывать информацию от персонала
Подобная система может пригодиться любой организации, имеющей большое количество автоматизированных торговых точек с общим форматом обмена данными. Система позволяет руководителю контролировать деятельность этих точек, не полагаясь только на данные от обслуживающего персонала.
