Взаимодействие в бухгалтерском аутсорсинге: почему восстановление учета часто становится стартом успешного партнерства

2025-11-19 14:48 Статьи

Намного дешевле изначально вести стабильный и выверенный учет. Но, это не всегда возможно. Как раз для таких случаев и существует грамотный аутсорсинг.

Высшее экономическое образование, квалификация бухгалтер. Профессиональный путь начинала с должности бухгалтера, более 15 лет — главный бухгалтер в различных сферах. 12 лет — руководитель в финансовых, торговых и IT-компаниях.

С 2023 года работает в 1С:БО.ИнфоСофт.

«Я считаю, что аутсорсер — не просто поставщик услуг, а часть бизнес-команды клиента, которая берет на себя ответственность за его финансовое состояние.»

Ольга, расскажите, пожалуйста, немного о франчайзинговой сети ИнфоСофт.

Франчайзи «ИнфоСофт» — официальный партнер Фирмы «1С». Мы входим в ТОП-10 общероссийского рейтинга среди франчайзи 1С. Уже 27 лет автоматизируем бизнес с помощью программ 1С. Обладаем огромным опытом внедрения 1С как в небольших фирмах, так и в крупных компаниях, который подтвержден более 2000 отзывов клиентов.

В 2018 году было принято решение создать в компании отдел бухгалтерского аутсорсинга и стать партнером сети 1С:БухОбслуживание. В то время этот рынок был растущий и это решение было верным шагом к развитию. В настоящее время на рынке появилось много конкурентов, поэтому мы постоянно совершенствуем свой сервис и решаем различные вопросы клиентов, расширяя линейку услуг.

Клиенты, несмотря на конкуренцию, есть?

Конечно, есть, мы каждый год видим рост количества заключаемых договоров. В последнее время мы наблюдаем, что уходят мелкие клиенты, потому что их активно привлекают банки в свои онлайн-сервисы. Зато приходит более крупный действующий бизнес, учет которого сложнее.

Какие задачи Вы ставите перед собой, когда к Вам приходит новый клиент? С чего начинаете взаимодействие?

Я считаю, что аутсорсер — не просто поставщик услуг, а часть бизнес-команды клиента, которая берет на себя ответственность за его финансовое состояние. Поэтому мы не ставим себе цель любой ценой продать бухгалтерское обслуживание.

Чтобы заложить основу долгосрочного и доверительного партнерства, мы действуем поэтапно.

Выявление потребностей. Беседуем и задаем вопросы: о структуре бизнеса, виде деятельности, системе налогообложения, планах роста; о текущих «болевых точках» учета, например, опоздания со сдачей отчетности, штрафы, непонимание финансовой картины; об опасениях и ожиданиях от аутсорсинга и т.д.
Предложение решения. Проводим индивидуальный расчет и тарификацию, объясняя, что входит в стоимость, а что оплачивается дополнительно. Показываем на цифрах, в чем состоит выгода нашего предложения, снимаем сомнения. Например, предлагаем сравнить стоимость нашего обслуживания с расходами на штатного бухгалтера. Чаще всего клиенту интересно наше предложение, потому что за приемлемые деньги он получает команду экспертов и спокойный сон.
Проведение экспресс-аудита. Этот этап необходим и нам, и клиенту, потому что надо понимать, в каком состоянии находится его учет. Проводим сверку с ИФНС по основным налогам, проверяем расчеты с контрагентами и сотрудниками, выявляем «узкие места» и потенциальные риски. При необходимости составляем план восстановления учета. Если клиент не согласен на экспресс-аудит, то делаем индивидуальный расчет и подробный чек-лист. Направляем коммерческое предложение с перечнем услуг в тарифе.

Если все этапы проведены правильно, и клиента устраивает наше предложение, подписываем договор, где четко прописаны зоны нашей ответственности.

А что потом, когда клиент уже заключил договор и оплачивает обслуживание? У Вас есть какие-то методы его удержания?

Я бы сказала, что наша задача не удержать, а помочь обеспечить максимально долгий жизненный цикл клиента (LTV) через безупречный сервис, постоянную коммуникацию и предугадывание его потребностей.

Вся наша команда работает на это, роли распределены так:

Клиентский менеджер решает оперативные вопросы и собирает информацию. Регулярно созванивается с клиентом, напоминает о необходимости предоставить данные по банку или подписать документы, работает с дебиторской задолженностью, сообщает об изменениях законодательства, которые затрагивают деятельность клиента и т.д. Раз в квартал проводит короткое анкетирование, и если обнаруживается, что к нашему обслуживанию есть замечания, то сообщает об этом руководителю.
Руководитель не только контролирует общее качество и работает с ключевыми клиентами. Он сразу подключается при любом конфликте, серьезной ошибке или нестандартной задаче. Клиент должен чувствовать, что его проблему решают на высшем уровне.
Бухгалтер — это эксперт, который работает с цифрами, консультирует клиента, согласовывает дополнительные услуги, предлагает оптимизацию налогов, согласовывает сумму налогов. Он вступает во взаимодействие с клиентом по необходимости.

Такая слаженность впечатляет! А Вы могли бы детально рассказать, какие проблемы клиентов удается решить, какие суммы денег сэкономить?

Конечно. В нашей работе много типичных ситуаций, но есть и нестандартные, которые действительно требуют от нас профессионализма, объективной оценки ситуации и быстрого реагирования. Ведь клиент — это предприниматель, он занимается своими бизнес-процессами, и не должен разбираться в нюансах учета и налогообложения. Это полностью наша задача, в том числе, выявление налоговых рисков, которые могут полностью парализовать бизнес клиента.

Кейс № 1. Восстановление учета торговой организации, работающей под известной франшизой

Этот кейс стал для нас настоящим вызовом, потому что пришлось разбираться не только с самим учетом, но и с техническими трудностями.

Клиент сменил оператора фискальных данных, но система учета, к которой они перешли, оказалась некорректно настроенной. В результате синхронизация документов о продажах, выгрузках данных, товарных поступлениях из системы СБИС в учетную систему 1С давала сбои. Как следствие, налоговая база формировалась неверно, и все расчеты осуществлялись лишь на основании банковских выписок.

Сформировав группу специалистов, мы вышли на технических операторов из СБИС, чтобы разобраться в сути проблемы. Работа была разбита на несколько этапов:

Настройка синхронизации данных. Мы настроили обмен информации между системами, что стало основой для дальнейшей работы.
Обработка данных вручную. Тщательная переработка массивов данных позволила получить корректную себестоимость проданных товаров. Это требовало значительных усилий, однако было абсолютно необходимо.
Формирование правильной расходной части учета. Этот этап был ключевым, так как верный расчет расходов обеспечивал точность всей дальнейшей отчетности.

После внедрения всех необходимых настроек и полной обработки данных мы достигли отличных результатов. Это решение принесло клиенту экономию в размере 300 тыс. рублей за 2024 год. На текущий момент у нас налажено продуктивное сотрудничество: данные на стороне клиента выгружаются на ежедневной основе, что оставляет нам возможность оперативной обработки информации.

После внедрения всех необходимых настроек и полной обработки данных мы достигли отличных результатов. Это решение принесло клиенту экономию в размере 300 тыс. рублей за 2024 год. На текущий момент у нас налажено продуктивное сотрудничество: данные на стороне клиента выгружаются на ежедневной основе, что оставляет нам возможность оперативной обработки информации.

Кейс № 2. Восстановление учета в компании по пошиву спецодежды

К нам обратился клиент, занимающийся пошивом спецодежды. Ситуация в его компании напоминала хаос: неучтенные операции, «нарисованная» отчетность за прошлый год и отсутствие расчета себестоимости продукции. Вдобавок ко всему, была выявлена утечка денежных средств со стороны бывшего директора. В такой сложной обстановке нашей задачей стало не только восстановление учета, но и выстраивание контроля над финансами компании.

Первый шаг к решению проблемы заключался в проведении аудита. Мы тщательно проанализировали состояние управленческой базы, определили ключевые бизнес-процессы и выявили, какие области нуждаются в немедленных изменениях. В ходе аудита стало ясно, что многие операции просто не отражались в бухгалтерском учете, что создавало заведомо ложную картину финансового состояния предприятия.

С клиентом мы договорились о восстановлении учета за 2024 год. Одним из первых шагов стало упорядочение номенклатуры и заполнение спецификаций, что дало нам возможность создать основу для дальнейшей работы. Мы также разработали схему автоматизации внедрения процессов в базу 1С:УНФ, что позволило значительно улучшить качество учета. Проведенное обучение сотрудников дало им возможность уверенно работать с новыми системами.

Особого внимания потребовало восстановление учета заработной платы. Мы выявили переплаты по налогам и провели перерасчеты, приведя все в соответствие с штатным расписанием. Это не только упростило учет, но и повысило доверие сотрудников к компании.

Далее мы закрыли несуществующее обособленное подразделение и настроили обмен с системой «Честный знак». Это дало возможность обеспечить легальность и защиту бизнеса в рамках законодательства.

Благодаря нашему взаимодействию, годовая отчетность была успешно сдана в срок, а клиент получил полную прозрачность в учете. Теперь он может онлайн отслеживать валовую прибыль и анализировать себестоимость продукции. Все затраты были документально обоснованы, что привело к снижению налоговой нагрузки на 730 тысяч рублей.

Кейс № 3. Восстановление учета двух компаний одного клиента

У этого клиента было две действующие компании: одна на общей системе налогообложения, другая — на упрощенной. Проблема заключалась в том, что бухгалтерский учет обеих компаний оказался в критическом состоянии.

Нам была предоставлена одна база данных, которая отражала учет только за 2022 год и за первые четыре месяца 2023 года. С апреля 2023 года, после увольнения главного бухгалтера, учетная работа приостановилась, а по одной из компаний даже не был сдан баланс за 2022 год.

Мы разработали стратегический план восстановления учета, рассчитанный на полгода. Для его реализации были задействованы современные технические возможности, включая облачное хранение базы.

После первоначального восстановления учета мы начали работу в новой базе данных. Однако данный процесс столкнулся с неожиданными трудностями из-за отсутствия достаточного сотрудничества со стороны клиента. Запросы на сверки с поставщиками и покупателями закрывались с большим трудом, и мы понимали, что восстановление учета потребует значительных усилий.

Помимо этого, клиент не оплачивал текущие налоги по двум компаниям, полагая, что у него есть переплата. Но клиент слишком поздно обратился в ИФНС с просьбой о восстановлении переплаты, срок давности истек, и возмещение оказалось невозможным. В результате сформировалось отрицательное сальдо на сумму более 500 тыс. рублей, и налоговый орган заблокировал расчетные счета. По сути, деятельность бизнеса оказалось замороженной.

Параллельно с восстанавливающей работой по одной компании, мы приступили к задачам по второй. Создали детальный план восстановления, в который вошло:

Внесение информации о сотрудниках и создание зарплатных начислений за 2023 год, основываясь на данных сданных деклараций, с проверкой трудовых договоров и расчетов с работниками.
Обнаружение крупных сумм, перечисленных подотчетным лицам без закрывающих документов, что приводило к формированию значительной дебиторской задолженности и нехватки расходов для уменьшения налога по УСН.

Кроме того, мы провели первоочередные действия по устранению пересорта и отрицательных остатков по товару, который не учитывался в расходах. Результаты нашей работы оказались впечатляющими и, что важно, законными.

Мы восстановили учет в обеих компаниях по всем правилам, минимизировали риски доначислений налога и штрафов. Нашли легальные и эффективные пути для снижения налогооблагаемой базы. В результате проделанной работы налог по УСН снизился в три раза: с 1 млн рублей до 350 тысяч.

Действительно, очень показательно. Скажите, а почему клиенты доверяют именно Вам восстановление учета?

Это ведь не происходит мгновенно. Как я уже сказала, перед заключением договора мы проходим несколько этапов, в ходе которых клиент видит, что мы понимаем особенности учета разных видов бизнеса, знаем о том, где и какие налоговые риски могут возникать.

Многое становится понятным после экспресс-аудита, когда мы не только выявляем слабые места, но и говорим, что у нас есть решение этих задач. Большое значение имеет наш накопленный опыт обслуживания разных бизнесов, мы можем показать, как уже решали подобные проблемы. Кроме того, мы становимся на сторону клиента, даже если ситуация запущена по его вине или недосмотру.

Можете Вы, как профессионал, кратко сказать, когда компании стоит задуматься о восстановлении бухгалтерского учета?

Как бухгалтеру, мне бы хотелось, чтобы каждая компания изначально наладила свой учет и всегда вела его в рамках стандартов. Но на практике так бывает не всегда, поэтому есть несколько критических ситуаций, когда стоит задуматься о восстановлении учета:

штатный бухгалтер компании увольняется не самым корректным образом (например, собственник подозревает его в халатности, низкой квалификации, нелояльности);
по какой-то причине утрачены бухгалтерские и хозяйственные документы;
технический сбой базы учетных данных;
при сверке с налоговой инспекцией или основными контрагентами выявлены разногласия;
стало известно о существенных искажениях бухгалтерских данных или информации в первичных документах;
есть основания ожидать выездную налоговую проверку, потому что нарушены критерии риска из приказа ФНС от 30.05.2007 N ММ-3-06/333@;
какой-то период учет просто не осуществлялся либо были сорваны сроки сдачи отчетности, уплаты налогов и взносов;
есть намерение пересмотреть налоговую нагрузку и сменить систему налогообложения.

Но ведь такая услуга, очевидно, не может стоить дешево? Что Вы отвечаете клиенту, если он считает, что это слишком дорого?

Часто сразу отвечаем словами Генри Форда, что «Разочарование от низкого качества длится дольше, чем радость от низкой цены». Это действительно так. Конечно, клиенту придется заплатить, но цена потерь от некачественного учета еще больше. И если он сейчас уйдет, не попытавшись решить свои проблемы, сами собой они не исчезнут.

Да, намного дешевле заниматься профилактикой, то есть изначально вести стабильный и выверенный учет. Но, как я уже говорила, это не всегда возможно. Как раз для таких случаев и существует грамотный аутсорсинг. Зато, пройдя с нами сложные периоды, клиент убеждается, что на нас можно рассчитывать, между нами возникает настоящее доверие.

Ольга, благодарю за интересный и подробный рассказ, Ваши клиенты под надежной защитой! Желаю плодотворного сотрудничества и успехов в бизнесе