Кадровый учёт с нуля

Как только вы зарегистрировали фирму, в вашей организации появилась должность директора, а значит, вам необходимо вести кадровый учёт. Закономерно встаёт вопрос: как вести кадровое делопроизводство с нуля? К счастью, требования к ведению кадрового учёта не сильно отличаются в зависимости от организационно-правовой формы предприятия. Порядок в большинстве случаев един.

Трудоустраивать сразу же после регистрации фирмы кадровика не всегда имеет смысл, особенно если не предполагается большая численность сотрудников. Во многих фирмах его обязанности берёт на себя руководитель, передаёт другому штатному сотруднику или, в лучшем случае, заказывает услугу у бухгалтера на аутсорсе. Прочитав статью, вы узнаете пошаговую инструкцию по ведению кадрового учёта.

Когда фирма открыта и все подтверждающие это документы уже получены, сотруднику, который будет заниматься ведением сотрудников, или самому руководителю, нужно заняться самой объёмной частью работ — оформлением документации. Условно их можно разделить на 2 группы:

1. Документы, необходимые вне зависимости от наличия сотрудников — локальный нормативные акты (ЛНА);
2. Документы, необходимые в случае приёма и наличия штатных сотрудников (документы по личному составу).

Работодатель может утвердить или издать приказ о принятии ЛНА. В свою очередь сотрудники должны быть ознакомлены со всеми ЛНА, принимаемыми в компании и связанными с их деятельностью, под подпись.

К локальным нормативным актам относятся:

• Правила внутреннего трудового распорядка, утверждённые генеральным директором
• Положение об оплате труда, премировании, утверждённые генеральным директором
• Положение о защите персональных данных сотрудников, утверждённые генеральным директором
• Должностные инструкции сотрудников, утверждённые генеральным директором
• Положение о коммерческой тайне, утверждённые генеральным директором

Эта группа документов имеет свои утверждённые формы (Постановлением Госкомстата РФ N 1 от 05.01.2004г.). Они не являются обязательными, но вы можете использовать их для вашего удобства. Это унифицированные формы:

• Приказ о приёме сотрудника (одного или нескольких) на работу

Приказ по форме №Т-1 оформляется на одного работника, устраиваемого по трудовому договору, который и является основанием для издания приказа. В свою очередь этот приказ служит основанием для открытия на работника личной карточки (№Т-2), лицевого счёта (№Т-54) и внесения записи в трудовую книжку принимаемого работника.

Форма №Т-1а применяется при приёме сразу нескольких сотрудников.

• Личная карточка конкретного сотрудника

Форма №Т-2 — это кадровый документ, который содержит всю необходимую информацию о биографии и данных работника, а также о его трудовой деятельности. При трудоустройстве государственного служащего применяется форма №Т-2ГС (МС).

• Штатное расписание

Форма №Т-3 содержит какие структурные подразделения включает ваша компания, наименование должностей, сведения о количестве этих штатных единиц, а также информацию о зарплате.

• Учётная карточка научного или педагогического сотрудника

Форма №Т-4 применяется в образовательных и научных учреждениях и учитывает специфику научных и педагогических кадров (звания, навыки, стаж и др.)

• Приказ (распоряжение) о переводе работника (или нескольких) на другую работу

Необходимо чётко разделять понятия «перевод» и «перемещение» сотрудника на другую работу. Исходя из текста статьи 72 ТК РФ перевод — это изменение трудовой функции работника или изменение существенных условий трудового договора. При переводе сразу нескольких сотрудников на другую работу заполняется форма №Т-5а.

• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска

Форма №Т-6 применяется для оформления и учёта отпусков, предоставляемых работнику. При оформлении отпуска сразу нескольким работникам применяется форма №Т-6а. Основанием для составления приказа о предоставлении отпуска является график отпусков либо заявление работника.

• График отпусков

График отпусков (Форма №Т-7) должен быть составлен и утверждён за 2 недели до начала нового года с учётом пожеланий к периоду отпуска самих сотрудников. После этого работники должны ознакомиться с ним и поставить свою подпись. Также свои подписи ставят руководитель организации, непосредственный начальник и сотрудник кадровой службы. Также указывается продолжительность, запланированная и фактическая дата начала отпуска каждого сотрудника.

• Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

Формы №Т-8 и №Т-8а различаются только количеством уволенных людей: первая — для увольнения 1 работника, вторая — нескольких.

• Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку

Форма №Т-9 заполняется при отправке работника в командировку, №Т-9а — нескольких сотрудников. Руководитель подразделения составляет служебное задание, которое служит основанием для приказа. Приказ подписывает руководитель компании, после чего командируемый сотрудник знакомится с ним под подпись.

• Командировочное удостоверение

Это документ, подтверждающий пребывание работника в командировке (унифицированная форма №Т-10). В каждом городе (пункте), куда прибывает работник, в командировочном удостоверении делается запись о времени прибытия и отбытия, заверенные подписью и печатью.

В настоящее время работодатели не обязаны оформлять это удостоверение.

• Приказ о поощрении работника или нескольких

Приказ о премировании работника (формы №Т-11 и №Т-11а) обычно подготавливается на основании представления к поощрению, где указываются основные персональные данные сотрудника, сведения о его стаже и наградах, о выполняемой им ранее работе, а также даётся краткая мотивированная характеристика его трудовой деятельности на предприятии.

• Табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда

Форма №Т-12 применяется для учёта времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчёта оплаты труда, а также для составления статистической отчётности по труду.

• №Т-13 — Табель ведения учёта рабочего времени

Ведение табеля необходимо для того, чтобы не возникло претензий у проверяющих из налоговых органов. Дело в том, что если табель отсутствует, а заработная плата работникам предприятия начислялась и выплачивалась, налоговики не примут такие расходы при проверке правильности расчёта налога на прибыль.

Формы первичных документов по учёту кадров утверждаются руководителем организации. Обратите внимание, что документы по личному составу относятся к группе архивных, со сроком хранения — 50 лет (или 75 лет в отношении государственных служащих).

Все первичные документы подлежат регистрации в журналах учётах. После выдачи приказов и распоряжений руководителем, кадровый специалист или другой ответственный сотрудник вносит регистрационный номер бланка в журнал регистраций. Если у вас небольшая компания, то допускается ведение всех приказов на увольнение, приём, перевод в одном журнале. Однако учтите, лучше не включать в этот журнал приказы на отпуск, т.к. они имеют другую глубину хранения документации.

Отдельно подлежат регистрации трудовые договора, приказы о командировках и списки военнообязанных сотрудников. «Журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них» отражает приём трудовых книжек от сотрудников и выдачу их после увольнения. Для большинства журналов учёта существуют готовые печатные формы, которые обычно уже прошнурованы, пронумерованы и опечатаны. Остаётся лишь поставить в конце печать и подписать у руководителя. Советуем использовать эти формы, они позволяют избежать ошибок.

Некоторые компании уделяют особое внимание только бухгалтерскому учёту, ошибочно полагая, что на ведении кадрового учёта можно сэкономить. Однако стоит отметить, что это влечёт наложение административного штрафа от 50 000 до 100 000 рублей на компанию или от 10 000 до 20 000 рублей на руководителя компании.

С фирмой, оказывающей услуги кадрового аутсорсинга, вы всегда сможете заключить договор не только на ежемесячное обслуживание, но и на разовые услуги и иметь возможность оплачивать за конкретно проведённую работу.